The Missing Credits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Introduction.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Part One: Project Management: The Missing Manual
Chapter 1: Projects: In the Beginning. . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
What’s So Special About Projects?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
What Is Project Management?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Why Manage Projects?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Picking the Right Projects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
The Importance of Business Objectives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Common Selection Criteria.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Gaining Support for a Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Identify Who Has a Stake in the Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Documenting Stakeholders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Publicizing a Project and Its Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Chapter 2: Planning a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Project Planning in a Nutshell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Defining the Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
What’s the Problem?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Giving Meaning to a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
How Will You Solve the Problem?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Defining Project Objectives.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Identifying Project Results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Gauging Success. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Defining Project Boundaries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Documenting Project Assumptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Documenting How You’ll Run the Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Laying Out Project Processes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Communicating.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Managing Change. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Managing Quality.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Managing Risk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Chapter 3: Taking Microsoft Project for a Test Drive. . . . . . . . 59
Navigating the Project Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Managing Files in the Backstage View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
A Tour of the Other Ribbon Tabs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
The Project Window.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Creating a Project Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
What Work Must Be Done?.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
What Results Must Your Project Produce—and When?. . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
How Does Each Task Depend on Other Tasks?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Who’s Going to Do the Work?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
How Long Will All These Tasks Take?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Saving Your Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Chapter 4: Breaking Work into
Task-Sized Chunks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Identifying the Work to Be Done. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Breaking Down Work.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
When Is Enough Enough?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Building a WBS in Microsoft Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Creating a WBS in Project from the Top Down. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Creating and Modifying a WBS on the Fly.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Documenting a WBS in Another Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Pasting a WBS into Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Setting Up Custom WBS Codes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Documenting Work Package Details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Building Work Package Documents in Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Linking Work Packages to the Project Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Chapter 5: Estimating Task Work and Duration. . . . . . . . . . . 101
Understanding Work and Duration.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Getting Good Estimates.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
How Accurate Do You Need to Be?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Ways to Estimate Work.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Getting Estimates from the Right People.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Don’t Ask for Only One Number.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Don’t Pad Estimates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Give Feedback on Estimates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Getting Estimates into Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Exporting Work Packages to Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Importing Estimates into Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Planning with Manually Scheduled Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Setting the Scheduling Mode.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Creating Tasks with Incomplete Information.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Planning from the Top Down.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Chapter 6: Setting Up a Project Schedule. . . . . . . . . . . . . . . 123
Creating a New Project File.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Creating a Blank Project File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Creating a Project File from an Excel Workbook.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Using a Template to Create a Project File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Specifying a Template Folder.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Saving a New Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Saving Projects to Other File Formats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Protecting Your Project Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Opening a Project File.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Setting Up Options For a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Setting the Project Start Date.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Setting the Standard Workdays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Adding Tasks to a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Adding Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Creating Milestones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Creating Repeating Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Inserting, Moving, and Deleting Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Inserting Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Moving Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Copying Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Deleting Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Modifying a Task’s Level in the Outline.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Chapter 7: Making a Schedule That’s Easy to Maintain.. . . . . . 155
How Tasks Affect One Another. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Building Relationships Between Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Creating Finish-to-Start Task Dependencies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Creating and Modifying All Types of Task Dependencies. . . . . . . . . . . . . . . . 159
Delaying or Overlapping Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Scheduling Task Work Time with Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Setting Specific Task Dates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Manually Scheduling Task Dates.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Types of Constraints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Setting and Changing Constraints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Preventing Unwanted Date Constraints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Setting Deadline Reminders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Part Two:
Project Planning: More Than Creating a Schedule
Chapter 8: Building a Team for Your Project. . . . . . . . . . . . . 175
Identifying Project Resources.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Who’s Responsible for What.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Who Reports to Whom.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Understanding Project’s Resource Types.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Adding Resources in Microsoft Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Adding Resources Manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Importing Resources from Other Programs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Deleting Resources.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Providing Detailed Resource Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Filling in General Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Defining When Work Resources Work.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Defining Costs for Work and Material Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Setting Up Cost Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Chapter 9: Connecting Resources to Tasks. . . . . . . . . . . . . . 201
Assigning Work Resources to Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Assigning Resources with the Dialog Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Assigning Resources in the Task Form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Assigning Resources in a Gantt Chart Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Finding the Right Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Quickly Assigning Resources with Team Planner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Assigning Material Resources to Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Understanding Duration, Work, and Units. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Modifying Resource Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Adding and Removing Resources from Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
When Effort Drives the Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Controlling Assignment Changes with Task Types.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Chapter 10: Does the Schedule Work?. . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Making Sure Tasks Are Set Up Correctly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Reviewing Task Dependencies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Changing Manually Scheduled Tasks to Auto Scheduled. . . . . . . . . . . . . . . . 233
Freeing Tasks from Date Constraints.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Defining Work Schedules with Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Creating New Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Modifying Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Applying Calendars.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Task Inspector: Help with Schedule Problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Building Reality into Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Replacing Generic Resources with Real Ones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Assigning Part-Time Workers.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Modeling Productivity in Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Adjusting Tasks for Resource Capability. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Balancing Workloads. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Finding Resource Over- and Under-Allocations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Adjusting Assignments to Correct Allocations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Leveling Assignments.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Prioritizing Projects and Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Chapter 11: Setting Up a Project Budget.. . . . . . . . . . . . . . . 285
Putting a Price Tag on Your Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Incorporating Resource Costs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Preparing for Cost Calculations.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Assigning Cost Resources to Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Entering an Oddball Cost for a Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Reviewing Cost Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Seeing Overall Project Costs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Seeing Costs for Tasks, Resources, and Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Adding Custom Budget Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Comparing Costs to Your Budget.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Step 1: Create and Designate Budget Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Step 2: Assign Budget Resources to the Project Summary Task.. . . . . . . . . . . . 304
Step 3: Enter Budget Cost and Work Values. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Step 4: Associate Resources with Their Budget Type. . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Step 5: Compare Budget Resource Values.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Reducing Project Costs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Checking for Cost Errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Adjusting the Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Adjusting Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Rethinking Your Project Budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Setting the Project Fiscal Year.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Assigning Accounting Codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Entering Accounting Codes in a Custom Field.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Creating Multilevel Accounting Codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Applying Accounting Codes to Your Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Chapter 12: Refining a Project Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . 327
Evaluating the Project Schedule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Comparing Finish Dates to Deadlines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Finding the Best Tasks to Shorten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Reviewing Project Costs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Project Tools for Change. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
See Why Tasks Occur When They Do. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Seeing What Changes Do. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Undoing Changes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Adjusting Resource Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Increasing Units to Decrease Duration.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Assigning a Different Resource.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Adding Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Using Slack Time to Shorten the Schedule.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Splitting Tasks into Smaller Pieces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Overlapping Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Finding Tasks to Fast-Track. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Modifying Task Dependencies to Overlap Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Paying More for Faster Delivery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Time vs. Money.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Using a Spreadsheet to Choose Tasks to Crash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Playing What-If Games. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Inactivating Tasks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Comparing Projects.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Chapter 13: Saving the Project Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Obtaining Approval for the Plan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Storing Project Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Preserving the Original Plan in Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Setting a Baseline.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Setting Additional Baselines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Adding New Tasks to a Baseline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Clearing a Baseline.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Viewing Baselines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Part Three: Projects in Action
Chapter 14: Tracking Progress.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Picking the Best Way to Track Progress.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Obtaining Progress and Cost Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Collecting Task Progress from Your Team Members.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Collecting Progress Data About Other Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Entering Actual Progress in Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Updating Task Progress.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Updating the Project Using Resource Assignment Progress.. . . . . . . . . . . . . . 394
Globally Updating the Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Updating Project Costs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Chapter 15: Evaluating Project Performance. . . . . . . . . . . . . 407
Scheduled, Baseline, and Actual Values. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Is the Project on Time?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Checking Status at the Project Level. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Reviewing the Critical Path.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Looking for Delayed Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Looking for Tasks Heading for Trouble.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Checking on Work.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Checking for Overbudget Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Is the Project Within Budget?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Comparing Costs with Views and Filters.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Evaluating Costs with Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Comparing Project Costs to a Budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Earned Value Analysis.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Gauging Performance with Earned Value Measures.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Analyzing an Earned Value Graph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Using Additional Earned Value Measures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Viewing Earned Value in Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Controlling How Project Calculates Earned Value. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Getting Back on Track.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
A Review of Project Tuning Techniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Assigning Overtime.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Chapter 16: Managing Change.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Setting Up a Change Management System.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Managing Change Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
The Change Review Board: Deciding on Changes.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Tracking Change Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Managing Changes in Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Finding the Effects of a Proposed Change. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Updating Project with Approved Change Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Flagging Change Requests in Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Chapter 17: Reporting on Projects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
An Overview of Project’s Reports.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Overall Status.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Financial Performance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Task Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Resource Management.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Text-Based Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Generating Text-Based Reports.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Customizing Text-Based Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Working with Visual Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Generating a Visual Report.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Rearranging and Formatting an Excel Visual Report.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Rearranging and Formatting a Visio Visual Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Customizing Visual Report Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Saving Report Data.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Printing Views to Report Project Information.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476

Chapter 18: Closing a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Obtaining Project Acceptance.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Tying Up Loose Ends. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Producing Project Closeout Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Summarizing a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Reporting Performance.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Documenting What You Learned. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
What to Do with Project Information.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Part Four: Project Power Tools
Chapter 19: Working on Multiple Projects. . . . . . . . . . . . . . 491
Managing Multiple Projects.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Creating a Master Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Removing a Project from a Master Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
Linking Tasks in Different Projects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Sharing Resources Among Projects.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Creating a Resource Pool.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Connecting a Project to a Resource Pool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Opening and Saving Sharer Projects.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Detaching a Sharer Project from the Resource Pool.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Editing Resource Pool Information.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Chapter 20: Exchanging Data Between Programs. . . . . . . . . . 507
Copying Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Copying Project Data to Other Programs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Copying Data from Other Programs into Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Creating Pictures of Project Information.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Importing and Exporting Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Importing Data into Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Exporting Data from Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Using an Existing Map. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Exchanging Data with Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Working with Project and Visio.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Sharing Projects with SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Sharing Tasks with Your Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Saving a Project File to a SharePoint Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Chapter 21: Linking and Embedding. . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Linking and Embedding Project Data.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Linking Project Files to Other Programs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Embedding Project Files in Other Programs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Linking Project Table Data to Other Programs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

Linking and Embedding Data into Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
Linking and Embedding Entire Files into Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Linking and Embedding Parts of Files in Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Linking Tabular Data in Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Working with Linked and Embedded Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Editing Linked Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Managing Linked Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Editing Embedded Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Chapter 22: Project on the Internet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Hyperlinking to Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Creating a Hyperlink to a File or Web Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Modifying Hyperlinks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Creating a Hyperlink to a Location in the Project File. . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Integrating Project and Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Adding Project Tasks to Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Importing Tasks from Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Copying Tasks from an Email. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Sending Project Information to Others.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Part Five: Customizing Project
Chapter 23: Viewing What You Want.. . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Creating Your Own View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Modifying Basic View Contents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Creating a New View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Changing the Looks of a Gantt Chart View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Customizing the Timescale.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Changing a Usage View’s Appearance.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Customizing the Timeline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Customizing the Team Planner View.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Customizing the Resource Graph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Modifying a Network Diagram.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Customizing the Calendar View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Changing Tables.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Switching the Table in a View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
Changing Table Contents.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Modifying a Table Definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Creating a New Table.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Changing the Way Text Looks.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Changing Categories of Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617
Changing Selected Text.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619

Filtering Through Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Applying Filters.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Creating and Editing Filters.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Defining Filters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
Quick and Dirty Filtering with AutoFilter.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Grouping Project Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632
Working with Groups.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632
Creating a Group.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Changing Group Intervals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
Chapter 24: Defining Your Own Fields.. . . . . . . . . . . . . . . . 639
Understanding Custom Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Customizing a Field. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Creating Lists of Valid Values.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Calculating Field Values. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Calculating Values In Summary Rows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649
Displaying Values Graphically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Coding Tasks and Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Setting Up a Template for Outline Code Values. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Setting Up an Outline Code Lookup Table.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Chapter 25: Customizing the Ribbon and Quick Access Toolbar.. 657
Customizing the Ribbon.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Turning Tabs On and Off. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Creating Custom Tabs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Creating Custom Groups.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Adding a Command to the Ribbon.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662
Rearranging Ribbon Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Removing Custom Ribbon Elements.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Resetting Ribbon Customizations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Customizing the Quick Access Toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Chapter 26: Reusable Project: Templates. . . . . . . . . . . . . . . 667
Sharing Custom Elements.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
Storing Project Settings and Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669
Copying Elements Between Files.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Removing Customized Elements from Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Renaming Customized Elements.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Building Templates for Projects.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Creating a Project Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Making Your Templates Easy to Find.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
Creating a Project File from a Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679

Chapter 27: Saving Time with Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . 681
What You Can Do with Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Recording Macros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Running Macros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
Running Macros in the Macros Dialog Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
Running a Macro from the Ribbon.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686
Using Keyboard Shortcuts to Run Macros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
Viewing and Editing Macro Code.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
Learning More About Programming Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Part Six: Appendixes
Appendix A: Installing Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
Appendix B: Getting Help for Project.. . . . . . . . . . . . . . . . . 703
Appendix C: Keyboard Shortcuts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715
Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723